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La compra de servicios de eventos también requiere de buenas prácticas.

Poner en escena un evento en cualquier compañía es un proceso que lleva su tiempo, nada desdeñable, del que forman parte, con mayor o menor participación, profesionales de diferentes departamentos de la empresa (compras, formación, marketing y ventas, RR.HH., …), así como profesionales externos (agencia de eventos, proveedores, …).

 

Si a esto, tenemos en cuenta que día a día nos vemos inmersos en la vorágine de nuestras propias tareas, que somos emocionales, y que solemos anteponer nuestros propios intereses a los generales de nuestras empresas …, lo que debería ser una bonita y divertida (¿por qué no?) senda en común entre diferentes profesionales, se convierte en una travesía a veces angosta y tediosa.

 

Muchas veces, los propios intereses del departamento, nuestro ego nos traiciona, no nos deja ver el esplendor del bosque y perdemos esa empatía tan necesaria cuando hay un proyecto común con implicaciones y responsabilidades por parte de diferentes actores.

 

En un contexto así es difícil trabajar en pro de un objetivo común ¿verdad?

Este escenario muchas veces es habitual en las compañías en los procesos de compras de servicios de eventos. Pero desde hay un antes y un después de esta situación.
Impulsados por AERCE (Asociación Española de Responsables de Compras) y AEVEA (Agencias de Eventos Españolas Asociadas), algo más de 15 personas responsables tanto de departamentos de compras y de marketing de reconocidas empresas, como de algunas Agencias de eventos de este país, se han sentado, han trabajado duro, en algún momento han roto las peras (¡Transformar intereses propios en intereses comunes tiene su dificultad!), con el objetivo de diseñar y sacar a luz la primera guía sobre la buena gestión durante el proceso de compra de los eventos.

 

¡Gran reto el que tenían por delante est@s chic@s!

 

Hay que crear suspense: Comienzo de la acción; un viaje un misterio una situación problemática Ante tal hito, no podíamos faltar, al evento en Madrid organizado las citadas asociaciones donde se presentó oficialmente esta primera Guía técnica.

 

Durante algo más de dos horas gran parte de los profesionales que han participado en este proyecto, nos contaros las generalidades de este material, así como los beneficios que se esperan para las diferentes partes involucradas.

 

El objetivo de este proyecto es ofrecer un contenido exclusivo de información técnica, y de gran utilidad, tanto a los profesionales de los departamentos de compras y marketing de las empresas, como a las Agencias de eventos y proveedores que aporte valor a su gestión y profesionalidad.

 

Porque llevar a cabo un evento en una empresa, no es algo baladí, requiere ante todo profesionalidad a lo largo de todo el proceso, porque un evento es un elemento clave dentro de los planes de comunicación, de ventas, …. de una compañía y en el que participan diferentes actores.

 

Como con cualquier negocio o proyecto, una empresa en el proceso de compra de un evento ha de plantearse previamente quienes van a ser sus posibles partners (agencias de eventos); características, tipología, criterios, …y ponerlas cara, esto nos hace más humanos a todos.

 

Una vez que, desde la cercanía, las agencias han presentado sus credenciales, y en el marco la objetividad e igualdad; que da confianza, pasaríamos a definir con suficiente información el briefing; brújula para que las agencias demuestren su capacidad y experiencia a la hora de poder llevar a cabo la puesta en escena de un evento que cubra los objetivos del cliente; propuesta.
 

 

La propuesta ha de ser coherente a la estrategia y objetivos del cliente, donde figure un presupuesto claro, desglosado y transparente, y que se ajuste al briefing, así como pagos y cobros acordes al sector y en especial que aporte realmente valor y la que poder defender.

 

Lógicamente hay que contar que habrá más de un competidor, es algo saludable para cualquier sector porque favorecemos la innovación, la creatividad y la optimización de costes, … entre otros aspectos. Como en el caso de las olimpiadas, llegan los que están mejor preparados, por lo que, en la parrilla de salida; dispuestos a concursar, se recomienda que haya un número reducido de agencias (no más de 5) a las que previamente y con total trasparencia se les ha informado acerca de las reglas de juego (número de participantes, criterios y procesos de validación,…), al mismo tiempo que se respetan las normas indicadas en el briefing.

 

¡Pero solo puede ganar uno!; adjudicación del evento. El resto, también ganan, no se van de vacío; se les comunicará el motivo o causa por el que no han ganado (¡En esta ocasión!). Este feedback contribuirá mucho al proceso de aprendizaje y mejora de las agencias y en conjunto a la industria de los eventos.

 

Igualmente, los proyectos que se ha descartado habrá que mantener la propiedad intelectual y no utilizar nunca (a menos que haya un acuerdo entre ambas partes).
¡Ya estamos a punto de comenzar un nuevo proyecto! (Agencia y Cliente), pero antes…. deben asumir compromisos (la idea de valor compartido), reflejados mediante acuerdos confidencialidad y protección propiedad intelectual, política de pagos, normas y penalizaciones, así como aspectos en relación con la evaluación y validación del evento.

 

Confiamos tener en nuestras manos un ejemplar de esta guía, y conocer más en detalle sus beneficios, que, a buen seguro, nos va a aportar a todos los que nos vemos involucrados de alguna manera en un proceso de compra de eventos.

 

Mientras tanto, vaya por delante, nuestro más sincero agradecimiento a AERCE y AEVEA, como impulsores de la idea, y muy especialmente tod@s los profesionales que han hecho posible que salga a la luz esta guía.

 

¡Gracias!

 

Equipo athax.
 

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